無数のタスクを一括管理・消化できる「GTD」を心からお薦めしたい #1 基礎知識編

こんにちは、独学研究家の相原 ユーキです。次のような悩み、ありませんか?

  • やるべきことが溜まりすぎて、何から手をつけていいかわからない…
  • 運動や勉強を習慣化したいけど、自分ではうまく管理できそうにない…

こうした悩みを解消するのにオススメなのが、GTDというタスク管理法。

GTDとはGetting Things Doneの略。つまりやるべきことをやるためのメソッドなんです。

相原 ユーキ
ちなみに僕は3〜4年ぐらい愛用していますが、仕事・勉強・トレーニング・人間関係…と捗りまくり。

今回の記事では、GTDの基礎知識についてご紹介。まずは「GTDっていうのは…」と第三者に説明できるレベルを目指しましょう!

GTDの肝は、自動化による「意志力」の節約

まず第一に、GTDを実践することでどんなメリットがあるのか?ということを先に述べておきたいと思います。

GTDによるメリットを一言で表すと、自動化による意志力の節約です。

自分の頭であれこれ考えるのを辞めて、懸案事項はすべて「システム」に丸投げしちゃうんですよ。そうすれば、自分は決まったタイミングで決まったタスクを(機械的に)消化していくだけで済む。

その結果、意思決定の際に消費される意志力(ウィルパワー)の節約につながり、もっとクリエイティブな活動に脳のリソースを割けるようになる、というわけです。

堀江貴文・落合陽一共著『10年後の仕事図鑑』の書評記事でも書きましたが、機械(ソフトウェア)でできることは機械がやれば良いんですよ。タスク管理も例外ではありません。

  • やるべきことが溜まりすぎて、何から手をつけていいかわからない…
  • 運動や勉強を習慣化したいけど、自分ではうまく管理できそうにない…

こういう悩みはさっさと捨ててしまって、もっと有意義な時間の使い方をしましょう!というのがGTDの究極目標だと僕は思っています。

さて、前置きはここまでにして、早速GTDの中身にフォーカスしていきましょう。

 

GTD(Getting Things Done)とは?

GTD(Getting Things Done)®︎とは、デビット・アレン氏が考案・提唱する生産性向上のための方法論。「日常の雑事」から「将来の夢」まで、すべての事柄を管理することができます。

「本当にすべて?」と思うかも知れませんが、文字通りすべてです。例えば僕は、GTDというシステムを活用することで、次のような目標を達成してきました。

  • 国家公務員 総合職(I種)試験:最終合格
  • 実用英語技能検定(英検)1級:合格
  • 事業としてのブログ運営:5ヶ月で8万PV、収益9万円発生
  • その他日々のタスク

大げさではなく、GTDなしでは僕の生活は成り立ちません。それぐらい優れたシステムであるということを、あらかじめ述べておこうと思います。

以下、GTDの概念について、さらに詳しく掘り下げていきましょう。

 

GTDの5つのステップ

GTDは、次の5つのステップ(概念)から構成されています。

  • 収集
  • 処理
  • 整理
  • 実行
  • レビュー

それぞれ図解してみます。

1収集


気になること、片付けたいこと、アイデア、どんなに小さなことでも思い浮かぶことすべてを収集します。

2処理


収集したものについて、やるべきかやる必要がないか、いつ完了させるのかを判断していきます。もちろん自分に成し遂げる能力があるのかどうかも判断基準です。

3整理


ゴールにいきなり立ち向かうのではなく、着実に一歩ずつ進むための行動計画を作成します。

4実行


行動計画から具体的行動(タスク)へと落とし込んでいき、一つずつ消化していきます(一番面倒なのがここ)。

5レビュー


抱えているプロジェクトやアクションを見直して、刻々と変化する状況を勘案しながら確認します。

以上が、GTD(Getting Things Done)を構成する5つのステップ(要素)です。ざっくりイメージは湧いたでしょうか?

「GTD」をより詳しく描写しているのが、以下のワークフロー図です。

 

GTDのワークフロー図

下の図は、GTDのワークフローを表しています。(ちょうど上で図解したステップを踏んでいることがわかるでしょうか?)

出典:David Allen & Co.

このGTD、かなり考え尽くされたシステムで、僕たちの周りにあるすべて(!)の要素をワークフローにぶち込むことができます。雑用、勉強、仕事、スポーツ、人間関係までOK。

要素がたくさんあって、パッと見で「うわっ…」と引いてしまう人もいるかも知れませんね。ただ、グッと堪えて理解していただきたい(→以前書いたPDCAの記事も参考になります)。

 

GTD管理には高性能アプリケーションが必要!

GTDがうまく回るかどうかは「管理ツール」の性能にかかっています。パッと思い浮かぶだけで、次のような機能は必須かと。

  • まず「収集」がしやすいこと(直感的にInboxへ放り込めるか?)
  • プロジェクトの設定やカテゴライズがしやすいこと
  • 繰り返し機能(=間隔)やリマインド機能が充実していること
  • 場所や条件、期日ごとにタスクをソートできること

などなど、優れたGTDツールにはいくつもの条件が求められてきます(その辺のToDoアプリでは正直厳しいです)。

この記事を読んで、GTDの基本的な仕組みについて何となく理解できた!という方には、次回の記事にてGTD管理に最適なアプリケーションをご紹介します。

関連記事:至高のGTD管理アプリ「OmniFocus」の使い方を解説する【iOS / MacOS】(執筆中!)

理解するのにまだ時間がかかりそう or 本でしっかりと学びたい、という方には以下の書籍を推したいと思います。GTDの公式本で、何度も改訂されているほどのベストセラーです。

 

GTDが学べる本

GTDの導入本として良さげなのが『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』。ビジュアル多めでわかりやすいです。GTDを基礎から学びたい方には全力でオススメ。

 

それでは、次回の記事でまたお会いしましょう。

関連記事:至高のGTD管理アプリ「OmniFocus」の使い方を解説する【iOS / MacOS】(執筆中!)

 

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