仕事の引き継ぎで「損」をしないために徹底すべき3か条

 

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どうも、社会人2年目の相原 ユーキです。

ぼくは国家公務員として財務省に9ヶ月所属した後、TABI LABOに4ヶ月所属しています。

今回、「仕事論」というほどカッチリしたものじゃないんですが、思うところがあるので書いてみることにしました。

仕事の引き継ぎで損をしている(したことがある)人にとってヒントとなれば幸いです。

 

この記事を書いている人
相原 ユーキ| TABI LABO編集・ライター。 前職は国家公務員。 大学ではAUSで1年間留学。 TOEIC985、英検1級、簿記2級、国家総合職合格。

 


 

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ひとまず「引き継ぎ」を定義すると…

自らの判断(行動)のみでは完結しえない事態や案件、およびそれに付随する責任を、それが一時的であるかどうかは問わず、同僚、上長またはその他関係者等へ渡すこと。

この記事では、「引き継ぎ」とは以上のことをさすことにします。

 

引き継ぎで損をしないための3か条

  1. 責任の所在・移管をクリアにすること
  2. エビデンス(証拠)を確実に残すこと
  3. 色々な意味で相手を信用し過ぎないこと

 

1. 責任の所在・移管をクリアにすること

引き継ぎをする際に忘れてはならないのは、案件と責任をセットで移管することです。

この「責任」が自分の手元に残っていると非常に厄介で、思わぬ怪我をすることになります。

前職の国家公務員時代には、関連する私企業とも色々引き継ぎながらやりとりすることがありましたが、どこの会社も神経質すぎるぐらい徹底して「責任」の所在にこだわっていました。

公務員は法律を行使する側なので、向こうにとってはその「指示」を受けたかどうかが明確なライフラインになってくるからです。

ただ、これは別に公務員に限った話ではなくて、普通の企業内における引き継ぎでも同じなんですよね。

案件を相手に渡すときは、責任の所在もクリアにして移管することが重要だと感じました。

 

2. エビデンス(証拠)を確実に残すこと

引き継ぎがうまくいかずに大ごとになったとき、その相手方と「言った言わない」の不毛な争いになることがあります。

こんなのエビデンスを残しておくだけでクリアできるので、自分の身を守る意味でも徹底したいものです。

可能な限り文面ベースで、トーク画面をスクリーンショットを残しておくとか。あるいは口頭での引き継ぎなら録音しておくとか。まぁ方法は何でもいいです。

重要なのは、案件と責任が相手にうつったことを確実に示せる証拠を用意しておくことです。

 

3. 色々な意味で相手を信用し過ぎないこと

相手を信用し過ぎず、期待し過ぎないこと。これが非常に重要だと感じます。

誤解を恐れずに言うなら、むしろ「相手は忘れっぽく愚かである」と決めつけるぐらいのバランス感覚でちょうどいいのかも知れません。

これは決して「相手を侮れ」という意味合いではなく、自らが主体的になって注意深く気を回す必要があるという意味です。

「引き継ぎは完了したのだからもう大丈夫だろう」などと余裕をこいていても、相手が失念してしまうリスクが十分にある以上、油断は禁物なんですよね。

ちゃんと引き継いでいて自分に非がなくても、一瞬でも批判が及ぶのは嫌じゃないですか。

自分の手を離れたあとでも、案件の進捗をこまめに確認してコントロールする意識が重要だと感じました。

 

以上3つはぼくの実体験であり、大きな反省でもあります。

 

 

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