「インボックス・ゼロ法」で、溜まりすぎた受信トレイを空にしよう


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  • 受信トレイを整理する時間がない
  • メールが溜まりすぎて整理するのが面倒臭すぎる
  • メールマガジンの停止・解約手続きが億劫

こんな状況に陥っていませんか?ぼくも何年か前まではそうでした。Gmail の受信トレイは 999 オーバー。しかも複数のアカウントで。重症ですね(笑)

受信トレイを開くたびに心理的ストレスになっていましたし、重要なメールを見逃すことも多かったです。最悪の場合はメールの送信元(上司、取引先)からの信頼が失墜することもある。そんな自体は何としても避けたいですよね。

今回は、あなたのメールボックスをスッキリと整理するためのメソッド「インボックス・ゼロ法」をご紹介します。ぼくはこの考え方を採用してから、受信トレイは常に空っぽ。頭の中も整理されて、仕事や交友関係も非常に捗るようになりました。20分ぐらいあれば誰でも簡単に整理できるので、是非やってみてください。

 

この記事を書いている人
相原 ユーキ| TABI LABO編集・ライター。 前職は国家公務員。 大学ではAUSで1年間留学。 TOEIC985、英検1級、簿記2級、国家総合職合格。

 

 

メールには大きく3種類ある!

  1. 重要な情報が記されているメール
  2. 現在進行で誰かとやりとりしているメール
  3. 二度と見返す必要のないメール

 

 

① 重要な情報が記されているメール

重要な情報とはこういったもの。

  • サイトに会員登録した際に送られてきた、ログインIDやパスワード等が記載されたメール
  • その他有益な情報が記載されたメール
  • 心のこもったメッセージ等

後々参照する可能性が高いメールが、①に該当します。

 

② 現在進行で誰かとやりとりしているメール

やりとりの進捗を追うべきメール。

  • 誰かと今まさに行っている会話
  • 支払期限の迫った督促メール
  • 商品が未着の、オンラインショッピングの明細

後々見返すかどうかはわからないけど、当面は成り行きを追う必要のあるメールは ②に該当します。

 

③ 二度と見返す必要のないメール

簡単に言えば、①と②以外のすべてのメール。重要な情報でもなければアクションを起こす必要もない、そんなメール。

 

 

用意すべき2つのラベル:「_Remind」と「_Contact」

00. ラベルの作り方

Gmail の画面から「設定(歯車マーク)」を探す。画面右上にありますね。

 

設定」を選択。クリック(タップ)します。

 

設定画面がひらきました。

 

上段のタブから「ラベル」を見つけ、画面最下部の「新しいラベルを作成」ボタンをクリック。

 

ラベルにタイトルをつけます。自分がわかりやすい名前ならなんでもオーケーです。「作成」ボタンを押して完了。

 

トップページに戻ります。左側のサイドバーに、新たに「_Contact」と「_Remind」が出現していますね。

これでラベルの作成は完了です。


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01. Remind ラベルは ①重要な情報に

ぼくは国家公務員試験に関する重要なメールや、何かのサイトに会員登録した際に送られてくる「ログインID・パスワードが記載されたメール」等に「_Remind」ラベルをつけています。

(このメールアカウントは国家公務員試験用に作成したものなので、人事院からのメールしか保存されていませんが)

 

02. Contact ラベルは ②現在進行のやりとりに

②のメールは個人情報が多すぎるため、スクリーンショットは載せません。前述の通り「目下行っているやりとり」や「期限の迫ったリマインダーメール」等を振り分けています。

 

03. ③ぱっと見て「不要」と判断できるメールはゴミ箱へ直行

ただの通知メールやスパムメール、その他不要と判断できるメールは、受信トレイからゴミ箱へ直接捨てます。ゴミに脳のメモリを割くのはもったいないので、サクッと処理すべき。

不要な通知や見なくなったメールマガジン、スパムメールなどは時間のあるときにまとめて対処しましょう。

  • 不要な通知 ⇒ SNS等の設定画面で通知オフに
  • メールマガジン ⇒ メールの一番下に「配信停止」のリンクあり
  • スパムメール ⇒ Googleに報告 / 迷惑フォルダに振り分け

 

さいごに

ここまでお読みいただき、ありがとうございます。

受信トレイに届いたメールは、光の速さで「_Remind」「_Contact」「ゴミ箱」へと振り分けちゃいましょう。その後、_Contact ラベルの消化をしながら随時ゴミ箱へとメールを捨てていきます。

なんでもかんでも _Remind ラベルをつけるのではなく、本当に必要な情報に限定することも重要です。_Remind ラベルが「第2の受信トレイ」にならないように注意しましょう。

 

たったこれだけです!インボックス・ゼロのシステムを作っておくだけで、受信トレイは常に空になります。新たに届いたメールが積み重なっていくことも一切なくなるので、メールを見逃すリスクもなくなります。あなたの頭はクリアになり、仕事や交友関係のコミュニケーションも円滑化していくでしょう。

是非試してみてください。


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